Vielen klagen über eine Zunahme von Stress und Arbeitsbelastung im Job. Manch einer zieht frühzeitig die Reißleine und wechselt den Job oder gar die Branche. Andere versuchen, mittels Zeitmanagement-Methoden den beruflichen Anfroderungen Herr zu werden. Lesen Sie hier unsere Zeitmanagement-Tipps, mit denen Sie Ihren Arbeitsalltag strukturierter in Angriff nehmen können.
Ursachen für Zeitmangel im Job
Wer im Job ständig unter Strom steht, muss Maßnahmen ergreifen, um nicht auszubrennen. Ein Grund für den Stress bei der Arbeit können schlicht zu hohe Anforderungen sein. Sein Zeitmanagement zu optimieren, kann in diesem Fall nur ein Anfang sein. Wenn die Arbeitsbelastung für eine Person zu viel ist, hilft letztlich nur ein Gang zum Vorgesetzten mit der Bitte um Unterstützung. Eventuell erhalten Sie personelle Hilfe oder können einzelne Aufgaben an Kollegen weitergeben.
Oftmals ist an Stress und Druck aber nicht das Ausmaß an Tätigkeiten schuld, sondern eher die Vielfalt der Aufgaben. Tätigkeiten müssen koordiniert werden, Termine sind mit anderen abzustimmen und neue Projekte müssen in den Tagesablauf integriert werden, obwohl einige ältere Tasks noch auf Erledigung warten. Selbst wahre Orgaisationsgenies haben manchmal mit Zeitmangel und Stress zu kämpfen. Mitunter gerät man sogar völlig unverschuldet in Zeitdruck, beispielsweise wenn Kollegen um Hilfe bitten und die eigenen Aufgaben liegen bleiben oder wenn man auf wichtige Informationen seitens des Vorgesetzten warten muss. Gerät der Workflow mal außer Kontrolle, ist auch die innere Ruhe und Ausgeglichenheit dahin. Das zeitliche Lot wird dann meist durch Überstunden wieder hergestellt. Nicht wenige planen Überstunden konkret in ihren Tagesaublauf ein und nehmen sich auf diese Weise Zeit zur Entspannung und Regeneration.
Um nicht in einen Strudel aus Arbeit und Stress zu geraten, muss man frühzeitig Maßnahmen ergreifen und lernen, seine Aufgaben zu priorisieren sowie seine zeit akkurat zu managen.
Tipps für Ihr Zeitmanagement
Erfolgreiches Zeitmanagement hängt nicht nur von den angewandten Methoden ab, sondern ebenso von der Persönlichkeit des Einzelnen. So ist nicht jeder Mensch im gleichen Ausmaß für Zeitmanagement empfänglich. Gerade kreative Köpfe empfinden Zeitmanagement häufig als einschränkend und legen Wert auf ihre künstlerische Freiheit, die sich unter anderem in freier Zeiteinteilung ausdrückt. Um dennoch Herr über das Chaos zu werden, können sich solche Charaktere auf einzelne Aspekte des Zeitmanagements konzentrieren und versuchen, diese in ihre Arbeit zu integrieren.
Arbeiten Sie mit To-Do-Listen!
Die klassische To-Do-Liste findet sich in zahlreichen Firmen als Software wieder, welche die einzelnen Mitarbeiter an ihre Aufgaben und Termine erinnert. Da sie in der Regel auch von anderen einsehbar ist, erzeugt diese Form der Aufgabenorganisation jedoch häufig Druck und Stress. Daher unser Tipp: Fertigen Sie Ihre eigene To-Do-Liste an. Falls Sie den Computer hierfür nutzen, empfiehlt es sich, die Liste tatsächlich auszudrucken und auf dem Schreibtisch zu platzieren. Zudem sollten Sie die To-Dos gleichzeitig priorisieren. Indem Sie die Aufgaben in eine konkrete Reihenfolge setzen, gewinnen Sie einen Überblick über Ihre Tasks und sorgen für einen geregelteren Tagesablauf. Aufgaben, di nur wenig zeit in Anspruch nehmen, sollten Sie nach Möglichkeit ganz oben auf die Liste setzen. Jede Mal, wenn Sie eine Aufgabe erfolgreich bewältigt haben, streichen Sie den Punkt auf der Liste durch. Das gibt Ihnen das Gefühl, das es vorangeht. Wenn Sie am Ende des Arbeitstages einzelne To-Dos nicht erledigt haben, werden diese auf die Liste des nächsten Tages gesetzt.
Fassen Sie Aufgaben zusammen!
Bei unstrukturiertem Arbeiten vergeht viel Zeit, das später an anderer Stelle fehlt. Tragen Sie daher Sorge, dass Sie miteinander korrespondierende Aufgaben zusammenfassen und geschickt Wege nutzen, um Zeit zusparen. Beispiel: Müssen Sie im Laufe des Tages mehrere wichtige Telefonate führen? Dann greifen Sie beherzt zum Hörer und erledigen Sie einen Anruf nach dem anderen, um diese nicht über den ganzen Tag zu verteilen und auf diese Weise andere Tätigkeiten zu unterbrechen. Wenn Sie Korrespondenz zur Poststelle bringen müssen, können Sie dies auf dem Weg zur Kantine in der Mittagspause erledigen. Und und der Weg zum Drucker führt eventuell an einem kollegen vorbei, den Sie ohnehin noch etwas fragen müssen.
Nutzen Sie den direkten Weg!
Nicht selten kommt der Workflow ins Straucheln, weil man auf die Informationen von Kollegen, des Vorgesetzten oder anderer Firmen angewiesen ist. Damit die eigene Arbeit nicht in Verzug gerät, sollte man möglichst direkte Kommunikationswege nutzen. Ein Anruf bei der jeweiligen Person wirkt häufig beschneunigend und macht Ihr Anliegen wesentlich dringlicher als eine E-Mail.
Lassen Sie manche Dinge einfach sein!
Bis zu drei Stunden täglich verbringen Angestellte angeblich mit privaten Dingen bei der Arbeitszeit. Selbst wenn das auf Sie nicht zutrifft, gibt es sicherlich Privatangelegenheiten, die Sie aus der Arbeitszeit verbannen können. Seine E-Mails zu checken, News-Seiten zu lesen oder sich bei Facebook herumzutreiben, macht zwar Spaß, sollte jedoch nicht der Grund für Zeitmangel bei der Arbeit sein. Sicherlich hat kaum ein Arbeitgeber etwas dagegen einzuwenden, wenn Sie bei der Arbeit beispielsweise einen Arzttermin vereinbaren (hier mehr zum Telefonieren am Arbeitsplatz). Doch private Belange sollten bei der Arbeit nicht zu Zeitfressern mutieren, die Ihnen die Aufgaben über den Kopf wachsen lassen.
Setzen Sie sich Zeitgrenzen!
Manch eine unliebsame Aufgabe verschieben wir tage- wenn nicht sogar wochenlang. Da man solche Dinge ständig im Hinterkopf mit sich herumträgt, erzeugen sie besonderen Stress. Da hilft nur eines: Überwinden Sie den inneren Schweinehund und setzen Sie sich eine Zeitgrenze für dererlei Tätigkeiten. Nicht nur das Verschieben von Aufgaben frisst Zeit; wir neigen außerdem dazu, unliebsame Tätigkeiten in die Länge zu ziehen und sich dabei ablenken zu lassen. Treten Sie in einem solchen Fall mit sich selbst in einen Wettkampf: Sie können z.B. die Zeit stoppen, die Sie für die Erledigung der Aufgabe benötigen und beim nächsten Mal versuchen, diese Zeit zu unterbieten.
Schluss mit Perfektionismus!
Wer hohe Ansprüche an sich selbst stellt, möchte seine Aufgaben möglichst perfekt erledigen. Diese Eigenschaft mag bei Chefs sehr gut ankommen, sie ist jedoch häufig schuld an Zeitmangel und Stress. Keiner verlangt von Ihnen, Ihre Aufgaben plötzlich schludrig zu erledigen, doch es kann hilfreich sein, in mancher Hinsicht etwas von Ihrem Pefektionismus abzurücken. Muss die interne Powerpoint-Präsentation wirklich anstandslos formatiert sein? Zählt in einem Standardschreiben tatsächlich die kleinste Formulierung? Wer sämtliche Aufgaben perfekt machen möchte, wird die Erledingung derselben häufig in den Feierabend verlegen müssen. Erfolgreiches Zeitmanagement bedeutet daher, die Pflicht von der Kür zu unterscheiden.
Aufgaben delegieren und Helfersyndrom drosseln!
Unliebsame Pflichten an andere zu delegieren ist natürlich tabu. Dennoch sollten Sie lernen, Aufgaben abzugeben. Viele, die unter chronischem Zeitmangel leiden, möchten gerne sämtliche Aufgaben selbst erledigen. Sowohl bei schwierigen Tätigkeiten als auch bei Routinearbeiten kann es hilfreich sein, einen Kollegen zu Rate zu ziehen oder den Praktikanten einzuweisen. Möglicherweise gehören Sie aber auch zu den Kollegen, die stets zur Seite sind, um anderen Aufgaben abzunehmen und diese zu entlasten. Hilfsbereitschaft ist im Arbeitsalltag ein besonder netter Zug, sollte jedoch nicht dazu führen, dass Sie in Arbeit untergehen. Lernen Sie daher, nein zu sagen, Ihre Kollegen auf einen anderen Zeitpunkt zu verweisen oder ihnen lediglich Tipps zur Lösung ihres Problems zu geben.
Planen Sie zeitliche Puffer ein!
Grundsätzlich dauern die meisten Dinge wesentlich länger als man zunächst annimmt. Eignen Sie sich daher einen einfahen Zeitmanagement-Trick an: Planen Sie stets zeitliche Puffer ein. Das betrifft in erster Linie zeitliche Absprachen mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden. Seinen Arbeitsaufwand realistisch einzuschätzen, muss man lernen. Hierzu ist es hilfreich, die zeitliche Dauer der Tätigkeiten im Laufe eines Tages zu stoppen. So gewinnen Sie ein Gefühl dafür, wie lange Ihre Pflichten in Anspruch nehmen. Ein Beispiel für solche Zeitpuffer: Da hat man sein zeitmanagement endlich im Griff und plötzlich steht ein spontanes Meeting, das wesentlich länger dauert als gedacht. Indem Sie sich beispielsweise einmal wöchentlich einen Nachmittag im Kalender frei halten, nehmen Sie Druck aus Ihrem Arbeitsalltag und können dort alle Aufgaben bewältigen, die aufgrund solcher unvorhergesehener Meetings liegen gebleiben sind.
Wer trotz der erfolgreichen Anwendung dieser Zeitmanagement-Tipps unter Stress und Druck im Job leidet, sollte das Gespräch mit seinem Vorgesetzten suchen oder eventuell beruflich kürzer treten, um mehr Zeit zum Kraft tanken zu gewinnen. Viel Erfolg beim Anwenden unserer Tipps!
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